7 Langkah Penting Sebelum Menyewa Kantor yang Harus Dilakukan

Saat sebuah perusahaan memasuki lembar baru yang lebih besar, pasti ada keinginan untuk menyewa sebuah kantor. Sebab tempat baru bisa menambah semangat dan tekad untuk perusahaan, agar lebih berkembang. Di Jakarta sendiri, ada banyak tempat penyewaan kantor yang mudah ditemukan.

Salah satunya seperti sewa kantor Mega Kuningan, yang berlokasi di salah satu pusat bisnis di Jakarta Selatan. Banyaknya pilihan yang tersedia terkadang justru membuat seseorang bingung untuk memilih tempat penyewaan kantor.

Tidak bisa dilakukan sembarangan, ada beberapa hal yang harus Anda persiapkan, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Survei tempat terlebih dulu

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah survei area kantor terlebih dulu. Ini adalah poin penting untuk keberlangsungan kantor Anda setelahnya. Anda harus mengetahui tempat, dan eksplorasi beberapa titik yang menjadi sasaran. Pilihlah kantor yang strategis, dekat dengan transportasi umum, pusat perbelanjaan sampai tempat makan.

2. Negosiasi dengan baik

Langkah berikutnya adalah melakukan negosiasi dengan pemilik gedung. Proses ini terbilang mudah, Anda hanya perlu melakukan diskusi dengan building management tema untuk mengambil langkah keputusan yang kooperatif.

Prinsip dasarnya adalah Anda harus mengutarakan langsung apa saja yang ingin perusahaan dapatkan, jika menyewa kantor di gedung itu. Anda juga harus mengetahui istilah dalam penyewaan gedung, supaya memudahkan saat negosiasi.

3. Agendakan kunjungan 

Setelah melakukan negosiasi, maka hal yang harus dilakukan adalah mengunjungi gedung tersebut. Hal ini bertujuan untuk memastikan fasilitas kantor berkualitas. Sebab fasilitas adalah penunjang untuk para karyawan bekerja. 

Anda juga harus memeriksa building management, contohnya seperti kebersihan tempat disana, bagaimana sirkulasi udara, sistem airnya, toilet, sampai ruangan lain yang nantinya akan ditempati Anda dan karyawan.

4. Memahami kontrak sewa

Di dalam sewa kantor, ada aspek hukum perdata yang harus Anda pahami. Sebab masuk ke dalam hukum perdata, maka bukti tertinggi adalah bukti hitam di atas putih. Perjanjian sewa kantor secara tertulis nantinya menjadi dasar kontrak sewa yang Anda lakukan.

Oleh karena itu, Anda wajib paham bagaimana isi kontrak sewa kantor tersebut sebaik mungkin. Anda harus memastikan bahwa ada identitas dari penyewa dan pemilik secara detail. Serta memastikan bahwa tagihan pembayaran tertera secara jelas.

Misal apakah Anda harus membayar tagihan listrik, atau pihak pengelola gedungnya. Anda juga harus paham, apakah pembayarannya bersifat 3 bulan di muka, atau 1 tahun di muka.

Pastikan juga ada orang yang akan bertanggungjawab apabila ada kerusakan di dalam kantor. Terutama pada hal yang dari awal telah disediakan oleh pemilik gedung. Seperti meja, AC, lampu, dan lains ebagainya.

5. Renovasi sesuai kebutuhan

Langkah penting selanjutnya adalah melakukan renovasi. Tahap ini biasa masuk ke dalam salah satu kategori dalam perjanjian sewa kantor, yaitu segala jenis renovasi ditanggung oleh kontraktor tersebut.

Akan tetapi, dalam proses renovasi layanan serviced office seperti Uptown, umumnya tidak kerap dilakukan, sebab ruangan sudah didesain khusus untuk mengikuti perkembangan zaman.

Namun, apabila masih melihat kekurangan, maka Anda dapat melakukan renovasi sesuai kebutuhan, dan negosiasikan kembali dengan layanan serviced office.

6. Mencatat kebutuhan kantor

Langkah selanjutnya adalah memahami apa saja kebutuhan kantor yang harus disediakan. Ini adalah tahap yang tidak krusial, sebab kebutuhan perusahaan di layanan service office umumnya telah terpenuhi.

Kebutuhan seperti event space, ruang rapat, ruang kerja pribadi, mesin printer dan fax, sampai pantry umumnya telah disediakan semua. Akan tetapi, ada baiknya tetap membuat list kebutuhan ruang kantor Anda kedepannya nanti secara rinci.

7. Mulai perpindahan

Tahap terakhir yang harus dilakukan adalah melakukan perpindahan. Perpindahan kantor adalah kegiatan yang menyenangkan, tetapi tetap melelahkan. Supaya tidak terasa berat, Anda bisa mengerahkan tim kerja yang terorganisir dari awal masa perpindahan, sampai tahap penyelesaian di akhir.

Bentuklah tim kerja yang tidak terlepas dari kebutuhan kantor itu sendiri. Seperti apa yang telah dijelaskan pada poin di atas. Komposisi tim kerja ini akan dipilih salah satu sebagai penanggung jawab perpindahan kantor.

Contohnya seperti tim humas yang akan bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan building management, serta tim lain yang dikhususkan untuk mengurus urusan sesuai yang diperintahkan.

Meskipun terlihat sepele, tetapi hal sederhana ini akan membantu Anda dalam melakukan pindah kantor. Ini juga akan membentuk kerja sama lebih kepada para karyawan.

Itulah 7 langkah atau tips yang bisa Anda lakukan, jika ingin menyewa kantor baru untuk berpindah dari kantor yang lama. Pastikan Anda melakukannya secara jelas dan detail, supaya kegiatan perpindahan kantor ini tidak menimbulkan masalah di kemudian hari nantinya, serta membuat suasana menjadi nyaman dan memicu karyawan lebih produktif lagi.

Segera cari gedung perkantoran ideal untuk bisnis Anda melalui SewaKantorCBD. Informasi lebih lengkap dapat diakses melalui laman SewaKantorCBD, ya!