Menjadi Perencana Acara Sekarang

Banyak orang berpikir bahwa perencanaan acara adalah mengadakan pesta, dan sebenarnya sangat jarang ada perencana acara yang mengadakan pesta, tetapi kenyataannya bekerja dalam jenis acara lain.

Perencanaan acara atau yang saya sebut Pemasaran Acara adalah konsep sederhana: Ini adalah acara yang dibuat untuk menghasilkan kesadaran, meluncurkan produk, menghasilkan PR, memberikan pengalaman, atau cukup membuat platform di mana orang lain dapat menikmati-mungkin perayaan semacam itu. Ada jutaan jenis peristiwa yang berbeda, dan dengan jutaan tantangan, dan sebagai perencana acara, itu akan menjadi tugas Anda untuk menerobos rintangan tanpa harus berkeringat.

Jika seseorang mendekati Anda untuk mengatur pertemuan dengan sekelompok kecil orang di restoran di ruang pribadi, ini akan menjadi acara.

Jika seseorang ingin meng-host sesuatu di rumah mereka termasuk pesta makan malam, ini akan menjadi sebuah acara.

Suatu peristiwa adalah tempat di mana kelompok-kelompok individu berkumpul dalam satu ruang, pada waktu tertentu untuk bertukar pikiran dan ide, atau merayakan momen tepat waktu. Ini bisa berupa pertemuan kecil, atau yang sangat besar.

Sebagai Perencana Acara, Anda dapat bertanggung jawab untuk hal-hal berikut, tergantung pada acara:

• Anggaran

• Lokasi

• Katering (Makanan dan Minuman, atau F & B)

• Sewa

• Pidato

• Peralatan produksi

• Pencahayaan

• Suara

• Mengarahkan Bakat

• Kontrak

• Negosiasi Vendor

• Koordinasi Sukarelawan

• Lelang

• Sumbangan

• Sponsor

• Request For Proposal (RFP)

• Fotografer

• Izin

Saya bisa terus di sini, tetapi saya berasumsi Anda memahami bahwa ada jutaan kategori, dan jutaan persyaratan tergantung pada acara tersebut.

Biasanya sebagai Perencana Acara, Anda akan sangat berorientasi pada detail, dan memiliki retensi memori yang luar biasa. Jika Anda tidak memiliki mata untuk detail, dan atau mengalami kesulitan mengingat dasar-dasarnya, maka karier ini kemungkinan besar bukan untuk Anda.

Perencana Acara yang baik harus memiliki keterampilan berikut dan atau memiliki yang berikut:

• Retensi Memori Kuat

• Detail Berorientasi

• Kreatif

• Anal

• Sangat Terorganisir

• Sadar Anggaran

• Pemecah Masalah yang Efektif

• Fleksibel dan Tenang Di Bawah Tekanan

• Produksi Savvy

• Sikap yang Membangkitkan

• Energi Tanpa Batas

• Memahami Arus Acara

• Pengetahuan tentang F & B

• Komunikasi tanpa cela

• Kemampuan untuk mengeksekusi di bawah tenggat waktu yang ketat

Sekali lagi ini hanya beberapa kualitas, tetapi penting untuk memahami bahwa Perencana Peristiwa bukan sembarang orang. Perencana Acara yang baik dan solid memiliki kualitas dan ciri-ciri tertentu dan biasanya Anda dapat melihat Perencana Peristiwa yang baik satu mil jauhnya.

Mereka memiliki energi tak terbatas, dan dapat melafalkan unsur-unsur dan detail dengan setetes topi, dan jika tidak, mereka memiliki pengikat terpercaya penuh catatan, semua diarsipkan dan ditempatkan di tempatnya sehingga dia dapat menariknya kapan pun dibutuhkan. . Organisasi adalah kunci di sini, dan tanpa organisasi yang kuat, Anda akan memiliki waktu yang sulit untuk menjadi perencana acara yang sukses.

Banyak orang mengacu pada Perencanaan Acara sebagai Pemasaran Acara. Apa yang mereka maksud adalah Peristiwa yang merupakan bagian dari penggerak keseluruhan rencana pemasaran dan strategi pemasaran mereka. Misalnya, jika perusahaan tertentu ingin menjual 50.000 produk dalam satu tahun, dan mereka percaya mereka dapat menjual 10.000 pada pameran dagang tertentu, maka terserah Perencana Acara untuk menyediakan teknik Pemasaran Acara yang sukses untuk memastikan bahwa sasaran ini adalah yang bisa dicapai.

Biarkan saya memberikan contoh, dan memperkenalkan Anda juga Klien A. Klien A ingin menghadiri pameran dagang perdana, di mana produk masa depan diperlihatkan untuk mengamankan pesanan untuk tahun ini, dan untuk mendemonstrasikan teknologi canggih mereka.

Klien A menghabiskan 1,5 juta dolar untuk acara ini, dan harapannya sangat besar untuk sedikitnya. Sebagai Pemasar Acara, Anda perlu mencari tahu cara memamerkan produk ini sebaik mungkin sehingga Klien A terlihat seperti inovator utama di bidangnya. Bahkan jika produk tersebut bukan produk hebat, terserah Perencana Acara / Pemasar Acara untuk memastikan bahwa produk ini tampak luar biasa di lantai acara. Ada aturan, serikat pekerja, dan segala macam rintangan di jalan Anda, dan terserah Anda untuk mencari tahu cara melompati rintangan dan berhasil.

Dalam skenario khusus ini, produk adalah bagian dari peralatan musik, mixer, speaker, ampli gitar, dan banyak lagi.

Salah satu hal pertama yang harus dipikirkan sebagai Perencana Peristiwa yang cerdas adalah bagaimana saya akan memamerkan produk ini sebaik mungkin. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipikirkan mengenai peralatan musik dan memajangnya di lantai pameran dagang saat seorang perencana acara berbagi kisahnya dengan saya:

• Manajemen Kabel — ini sangat penting karena tanpa itu, Anda akan memiliki kabel dan kabel yang tersebar di tanah, dan lantai pertunjukan akan terlihat berantakan, dan tidak teratur. Semua desain harus menggabungkan manajemen kabel dan memiliki tempat yang aman untuk menyembunyikan risiko keamanan yang tidak diinginkan ini karena orang lain menjelajahinya di lantai pameran dagang

• Mengangkat produk ke tingkat mata sehingga orang lain tidak membungkuk di tanah untuk memeriksa peralatan. Ini berarti menempatkan pembicara di tiang berdiri, dan mengangkat peralatan melalui desain yang bijaksana dan bermakna.

• Pembicara apa yang perlu terbang di atas rig, dan yang mana yang perlu didukung oleh tanah

• Elemen tambahan apa yang dibutuhkan untuk menampilkan produk, yaitu: iPad, iPhone, perlengkapan komputer, plasma, monitor

• Menampilkan papan pedal pedal dengan memasukkan switcher dan peralatan lain sehingga klien prospektif dapat mendengar perbedaan di masing-masing saat mereka memetik gitar. Ya, jangan lupakan gitar yang dibutuhkan ampli untuk setiap area, termasuk pengaturan panggung, mikrofon

Ada begitu banyak elemen yang bersatu untuk menciptakan acara yang sukses.

Kuncinya di sini sederhana – sebagai Perencana Acara, Anda juga akan menjadi Pemasar Acara, dan Anda akan perlu memahami teknik pemasaran dasar yang sederhana untuk menghasilkan pertunjukan yang sukses dan tetap pada titik dalam hal tujuan dan anggaran. Di zaman sekarang ini dengan teknologi yang berubah begitu pesat, penting untuk tetap mengikuti semua teknologi baru, karena ini tidak hanya akan memungkinkan perusahaan untuk melihat ke depan dengan cepat, tetapi juga dapat menghemat ribuan dolar dalam biaya produksi.